Jó hírek: a SSC pályázata nyert! Juppí! Elindulhat a Siket Sport Emléktár projekt.
A következő hetekben a szerződéskötéssel kapcsolatos teendőkben közreműködik a BeeTree csapat.
Az Emléktár projekt megvalósítása során a BeeTree csapat az adminisztrációs háttér kialakításában vett részt, hogy az egyesület munkatársai energiájukat a szakmai program megvalósítására tudják fordítani. Az operatív személyzet hiánya sokszor megnehezíti, hogy a szakmai részre koncentrálhasson a csapat, ezért nagy segítséget jelentettek a sablonminták, de természetesen azon felül is van adminisztrációs teendő.
Az adminisztrációs struktúra felépítéséhez a projekt menedzserrel és a projektasszisztenssel közösen a hétről hétre megvalósuló találkozások során áttekintettük az összes tevékenységet, és beazonosítottuk, hogy melyik fázisban milyen dokumentációra lesz szükség. Felmértük, hogy a hatályos magyar jogszabályoknak, illetve a pályázati kiírásnak megfelelően mit és hogyan kell dokumentálni az egyes program elemeknél. A következő lépésben elkészítettük a dokumentum sablonokat az egyszerűsített foglalkoztatás, az önkéntesekkel kapcsolatos adminisztráció, átnéztük, hogy milyen dokumentáció szükséges az eszközbeszerzések, a szolgáltatások megvásárlása programelemekhez. Készült továbbá egy cash-flow táblázat, melyben folyamatában lehet a költéseket tervezni és követni.
A projekt vezetői megismerték dokumentum sablonokat, és betanulták használatukat. A következő időben heti gyakorisággal átnézzük a dokumentációt a csapattal.
Az elnyert Norvég Civil Alapos pályázat esetében a szerződés megkötéséhez szükséges egy hétre lebontott ütemterv elkészítése. Az SSC munkatársaival egy tervezési folyamatot segítettünk, ahol a projekt minden egyes tevékenysége esetében lépésről lépésre végigvettük a teendőket, aktivitásokat, és elhelyeztük egy időmátrixban. Minden feladat mellé a határidőn túl felelős is került, és beosztottuk az egyes munkacsoportokba a tagokat.
Megterveztük a várható költéseket is: az eszközök és szolgáltatások vásárlásának időzítését és személyi kifizetéseket.
A részletes időbeli ütemterv alapján könnyű lesz a későbbiekben a folyamatokat monitorozni.